Jokaisessa yrityksessä on sen toiminnalle kriittisiä tietoja, esimerkiksi asiakastiedot, tuotannonohjauksen tiedot, tuoteideat, markkinointisuunnitelmat. Tietoa on paljon monessa eri muodossa: henkilökohtainen osaaminen ja kokemustieto; asiakirjat, sopimukset, ohjeet, suunnitelmat ja muut paperidokumentit sekä asiakas-, tilaus- ja palkkatiedot yms. tietojärjestelmien sisältämä tieto. Monessa pk-yrityksessä tieto on suurin pääoma. Silti tietojen hallintaan ja suojaamiseen ei aina kiinnitetä riittävästi huomiota. Yrityksen toiminnan kannalta on tärkeätä, että

• Tiedot oikein, luotettavia ja ajantasalla
• Tiedot ovat aina oikeiden henkilöiden saatavilla
• Tiedot eivät joudu vääriin käsiin.